埼玉県の産業廃棄物収集運搬業許可申請の補正について

少し前に提出していた埼玉県知事許可の産業廃棄物収集運搬業の補正指示をいただいたのですが、他の都道府県知事許可や他の許可申請と異なって合理的だなと思うところがありましたので、紹介したいと思います。

副本の表紙を送るだけでよい

神奈川県や東京都の産業廃棄物収集運搬業許可申請や建設業許可申請の場合、正本と副本をすべて送るとともにレターパックなどの返信用封筒を同封します。

これに対して、埼玉県の産業廃棄物収集運搬業許可申請の場合、副本については表紙だけ送ればよく、返信用封筒は定形（送料84円）のものを送ることになっています。多少ですが郵送料を抑えられます。

結局、副本は戻ってくるのだからすべてを送る必要はなく、訂正箇所があれば指示通りに手元にある副本を申請者側で訂正してくださいというスタンスです。

他の都道府県のように正本と副本のすべてを郵送しなければならないと、控えとしてコピーを１部、手元に残しておくことになりますが、いずれ副本が戻ってくると控えは不要になって印刷した紙が無駄になってしまいますので、埼玉県の方式は環境保全という点でも優れていると思います。

もっとも、私はコピーではなくスキャンしてPDFで保存するようにしています。大量の申請書をコピーすると紙が無駄ですし、場所を取ります。また、PDFの形式でクラウドサーバーに保管しておくと外出先でもノートPCで確認できるので重宝しています。いつくるかわからない補正指示の連絡のために、審査中の申請書コピーをすべて持ち運ぶわけにもいかないので。

補正書類をメールで送信できる

埼玉県の場合、原本で保管する必要がある書類を除いて、補正した書類のPDFをメールに添付して送信することができました。

役所とのやり取りがあまりない方は「だから何？」と思われるかもしれませんが、役所とのやりとりは郵送かFAXを用いるのが通常です。

郵送だと時間とコストがかかりますし、FAXだと少々ですがコストがかかり、また、受信されているのか不安だったり、鮮明に印刷されない（特に運搬車両や容器の画像を貼付したカラーの書類）といった問題があります。

コストや効率性といった面で、メール送信で書類を提出できるのは、とてもありがたいと思っています。　

電話ではなく、メールで質問できる

また、埼玉県の場合、補正についてメールで質問をすることができました（メールアドレスはオープンのものではなく、申請後に限られると思いますが）。

電話で問い合わせをする場合、担当者の方が在宅勤務など不在でつながらない、他の電話にでている、開庁時間内でないと問い合わせができないといった不便があります。

不在の場合、電話をかける側も、受ける側も、お互いに時間の無駄でしかありません。

メールで問い合わせができると、担当者の方に確実に届き、都合のよい時間に読んで回答をいただけるので、電話より効率性という点で優れていると思います。