事務所のペーパレス化のために取り組んでいること

事務所のスペースが狭くなってきました。

申請書、手引書、公募要領、研修会資料、書籍・・日々増え続けてしまう紙の資料ですが、これ以上は限界というところまできてしまいました。

保管するためだけにスペースを取られたくないので、急速にペーパレス化に取り組んでいます。

①公募要領、手引書等は紙で保管しない。

 行政庁のHPからいつでもダウンロードできるので、できるだけ公募要領、手引書等はプリントアウトしない、紙の資料としては保管しないようにしています。

 できるかぎりPDFで保管し、プリントアウトしてしまったら早めに捨てるようにしています。PDFだと検索もできるので便利。 

②デュアルモニターにする

 資料を見ながら入力する必要がある場合に、モニターが1つだけだと資料をプリントアウトしなければ見にくくなってしまいます。

 そこで資料をプリントアウトしなくても済むようにデュアルモニターにしています。

 少しだけですが紙の資料を減らすことができ、効果があります。

③いまある紙の資料は徹底的にスキャンする

ペーパレス化を意識していない頃にプリントアウトしてしまった大量の資料を、徐々にスキャンしてデータ化をしています。

自動原稿送り装置のついている複合機・プリンターがあればスキャンは一瞬で終わります。

④不要になった紙の資料はシュレッダーにかけず機密文書廃棄サービスを利用する

不要となった紙の資料をいちいちシュレッダーにかけていると、ペーパレス化が思うように進みません。

たまった紙の資料をまとめて引き取ってくれるサービスを利用したほうが、時間の節約になりペーパレス化も捗ります。

私は大塚商会のメルティBOX2というサービスを利用しています。

1箱2,000円程度の費用がかかりますが、事務所まで引き取りに来てくれるのでとても便利です。

シュレッダーが壊れることが多かったので文書廃棄サービスを利用するようになりましがた、時間の節約にとても役立っています。

データで保存すると資料を探しやすい

紙で保管をしていくと、大量となったときに必要な資料を探すことが難しくなります。

データーで保管しておくとファイル名を工夫したり、フォルダを整理することで容易に探すことができるようになります。

書籍は紙で読みたい

書籍は電子書籍ではなく紙の本を読みたいタイプなので、入を制することができません。

対策としては、購入した書籍のポイントを記録に残して、繰り返し読みたい書籍以外は処分するくらいでしょうか。

近々、書評記事の執筆やメルカリのデビュー(出品者)をしてみようかなと考えています。

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